מהו פורטל ארגוני ואיך ליישם אותו בצורה הטובה ביותר?

פורטל ארגוני הינו פלטפורמה טכנולוגית המאפשרת העברת מידע בין שלוחות שונות של החברה וניהול של מערכות דיגיטליות כגון אתרי אינטרנט, תיבות אימייל ועוד. למעשה, פורטל ארגוני הינו חלופה דיגיטלית למערכות ניהול החברה הקודמות ומאפשר על ידי אימוץ הקדמה הטכנולוגית לייעל את מהירות מעבר המידע בין העובדים, לאפשר לעובדים ללמוד ממידע פנים, הפורטל מאפשר לכל עובד להתחבר לתוכנות שבשימוש הארגון ועוד.

יתרונות יישום פורטל ארגוני

ליישום פורטל ארגוני כמו MAGENTRIX יתרונות רבים. יתרון גדול לדוגמא הינו תקופת ההכשרה של העובד. במידה ועובד ייאלץ להיעזר בעובדים האחרים או במנהלים בעת ביצוע כל פעולה פשוטה, תקופת ההכשרה שלו תהיה ארוכה ובעלת תפוקה נמוכה. לעומת זאת בעת שימוש בפורטל ארגוני ניתן להגיש את כל המידע הרלוונטי אל מול עיניו, לתת לו גישה לכל המערכות אליהן הוא צריך ועוד. יתרון גדול נוסף הינו במהירות העברת המידע בין העובדים ושלוחות שונות של החברה. באמצעות פורטל ארגוני ניתן בלחיצת כפתור להעביר מסר למחלקות השונות וגם לקבל פידבקים, שאלות ועוד מבלי להזדקק לשימוש בטלפון אישי לכל אחד ממנהלי המחלקות.

יישום אפקטיבי של פורטל ארגוני

ראשית ישנו צורך להפריד בין השכבות. יש להפריד בין השינויים והעדכונים שיכולים לבצע בפורטל העובדים והמנהלים. בנוסף, במידה וישנם אזורים המסווגים לחלק מעובדי החברה או במידה וגם לקוחות החברה או גורמים חיצוניים מקבלים גישה מסוימת לפורטל יש צורך לחלקו לכמה שכבות, כמו שבונים בחברת http://cloudcom.co.il/. כאשר בונים את הפורטל מומלץ גם כן להוסיף מנוע חיפוש לפי נושאים ומילים רלוונטיות על מנת להקל על המחפשים מידע ולחסוך בכך זמן נוסף. בנוסף, יש להקים בפורטל תזרים עבודה אשר בו יוכל כל אחד מהעובדים הרלוונטיים לעדכן את התקדמותו במשימות הספציפיות. כמו כן יש להתאים את הפורטל הארגוני בצורה כזו שיתממשק למערכות מידע נוספות בהם עושה החברה או הארגון שימוש. מערכות אלו יכולות להיות מערכות CRM ועוד. הסיבה לכך טמונה בכך שבמידה וסומכים על האנשים בלבד שיעדכנו את המערכת ישנו מקום רב יותר לטעויות אנוש.