אנשים רבים שואלים לגבי השימוש במסמכים דיגיטליים ובחתימות דיגיטליות. מה זה בכלל? כיצד זה עובד? האם הן בטוחות לשימוש וחתימה? ושאלות רבות נוספות עליהן הם מחפשים מענה. כאמור, חתימה דיגיטלית יכולה להגיע בכמה צורות אפשריות והיא נעשית באמצעות מסמכים דיגיטליים אותם ניתן להפיק באמצעות מערכת ייעודית כמו למשל המערכת של powerdoc. את המסמך שולחים ללקוח או הגורם הנדרש בחתימה (בדרך כלל במייל או בSMS) בצורת קישור. הנמען פותח את הקישור למסמך הדיגיטלי ויכול לעיין בו, למלא פרטים שונים וכל להוסיף חתימה בשדות המבוקשים (במקום לחתום על מסמך פיזי).
מדוע משתמשים בחתימה דיגיטלית?
לשימוש בחתימה דיגיטלית יתרונות רבים: היא חוסכת זמן ומאמץ בפגישות שונות, מאפשרת העברת מסמכים לחתימה בין גופים ובין אנשים וכך מייעלת את העבודה והתהליכים שונים, כמעט בכל תחום.חתימה דיגיטלית כיום בטוחה מאוד לשימוש, לעתים לא פחות מחתימה פיזית.
כיצד נדע שהמסמך בטוח לחתימה?
- חשוב לוודא ממי מקבלים את המסמך והאם מחכים למסמך כלשהו. יתכן וגוף לא מוכר, גם אם הוא משתמש בשם מוכר (לדוגמה רשות ממשלתית כלשהי או שם של חברת אשראי או ביטוח מוכרת) שולח לך פתאום מסמך לחתימה שלא ביקשתם.
- במידה ומחכים למסמך או נמצאים עם נציג על הקו שאומר לכם שעם סיום השיחה ישלח לכם מסמך לחתימה אז ככל הנראה המסמך תקין. לחצו על הקישור ובדקו את המסמך, החותמות בו, הלוגו בו נעשה שימוש ועוד.
- במידה והמסמך נראה לך תקין, ניתן לחתום ולהחזירו לגורם הנדרש. במידה והמסמך אינו תקין או משהו לא ברור, עדיף לנסות ליצור קשר עם שולח המסמך לוודא את הפרטים.
- ישנם גם מסמכים דיגיטליים הניתנים לפתיחה באמצעות קוד אימות בSMS או קוד מוצפן אחר כגון ת.ז שלך או 4 ספרות אחרונות של כרטיס האשראי.